Baza organizacji oraz instytucji polskich i polonijnych za granicą dokumentuje organizacyjny oraz instytucjonalny aspekt obecności i aktywności Polonii i Polaków poza granicami kraju, ze szczególnym uwzględnieniem działalności o charakterze społecznym, kulturalnym i religijnym. Stanowi usystematyzowane, funkcjonalne, łatwo dostępne, a docelowo względnie wyczerpujące narzędzie o charakterze informacyjno-porządkującym. W obecnym kształcie służy przede wszystkim do łatwej lokalizacji podmiotu bądź wybranej grupy podmiotów w oparciu o określone cechy terytorialne, chronologiczne i rzeczowe. Należy jednak zaznaczyć, że baza nie może być traktowana jako pełny i aktualny „spis” organizacji oraz instytucji polskich i polonijnych za granicą. Dynamiczny charakter oraz skala badanego zjawiska wykluczają osiągnięcie stanu wynikowego w pełni odzwierciedlającego liczebność organizacji oraz instytucji polskich i polonijnych za granicą faktycznie funkcjonujących w określonej jednostce lub cezurze czasu.