Najczęściej popełniane błędy przez podmioty zobowiązane i ich przedstawicieli przy wypełnianiu deklaracji INTRASTAT
 

1. Błędnie wypełniane nr zgłoszenia i nr wersji zgłoszenia w polu nr 1 "Okres sprawozdawczy":

W polu nr 1 "Okres sprawozdawczy" istnieje podział na cztery podpola:

• miesiąc - w podpolu tym wpisujemy dwucyfrowe oznaczenie miesiąca, np. styczeń - 01, marzec - 03, listopad - 11. 
• rok - w podpolu tym wpisujemy dwucyfrowe oznaczenie roku sprawozdawczego, np. rok 2005 oznaczamy cyframi 05, 2006 - 06. 
• nr zgłoszenia w okresie sprawozdawczym - w podpolu tym wpisujemy kolejny numer zgłoszenia dokonanego w danym miesiącu sprawozdawczym. Jeżeli podmiot zobowiązany dokona w danym okresie sprawozdawczym jednego zgłoszenia INTRASTAT obejmującego dane za cały miesiąc, to należy wpisać cyfrę 1. Jeżeli jednak będą dokonywane zgłoszenia częściowe obejmujące jeden okres sprawozdawczy, to zgłoszenia należy numerować kolejno: 1, 2, 3. 
• nr wersji zgłoszenia - w podpolu tym wpisujemy numery kolejnych wersji zgłoszenia w danym okresie sprawozdawczym np.: 1, 2, 3.Podpole "Nr zgłoszenia w okresie sprawozdawczym" ściśle łączy się z podpolem "Nr wersji zgłoszenia". Jeżeli za dany okres sprawozdawczy zostanie dokonane jedno zgłoszenie INTRASTAT (i nie będzie konieczności dokonywania jego korekty), wówczas nr zgłoszenia oznaczony zostanie jako 1 i nr wersji zgłoszenia jako 1.

Jeżeli za dany okres sprawozdawczy dokonane zostaną 3 częściowe zgłoszenia INTRASTAT, to odpowiednio ich numeracja będzie wyglądała:

• pierwsze zgłoszenie częściowe - nr zgłoszenia 1, nr wersji zgłoszenia 1,
• drugie zgłoszenie częściowe - nr zgłoszenia 2, nr wersji zgłoszenia 1,
• trzecie zgłoszenie częściowe - nr zgłoszenia 3,  nr wersji zgłoszenia 1.

Numer wersji zgłoszenia będzie większy od jedności tylko wówczas, gdy nastąpi zamiana zgłoszenia INTRASTAT lub dokonana zostanie jego korekta, np.: do zgłoszenia częściowego INTRASTAT o numerze zgłoszenia 2 wersja 1 została złożona korekta; wówczas zgłoszenie korygujące będzie miało nr 2 (odwołanie się do numeru pierwotnego zgłoszenia, którego korekta dotyczy) a numer wersji tego zgłoszenia będzie 2 (w pierwotnym zgłoszeniu 1). Jeżeli okaże się, że do tego samego zgłoszenia należy złożyć drugą korektę, wówczas numer zgłoszenia korygującego będzie następujący: nr zgłoszenia 2 (odwołanie się do numeru pierwotnego zgłoszenia, którego korekta dotyczy) a numer wersji 3.

Z powyższego przykładu wynika, iż złożenie korekty wiąże się wyłącznie ze zmianą numeru wersji zgłoszenia (1 - nr wersji pierwotnej, 2 - nr wersji pierwszej korekty, 3 - nr wersji drugiej korekty dotyczącej tego samego zgłoszenia)
 

2. Brak danych w polu nr 21 " Wypełniający" na deklaracjach papierowych:

Pole to składa się z pięciu części: "Imię i nazwisko wypełniającego", "Telefon", "Fax", "E-mail", "Miejscowość, data, podpis". Osoby wypełniające deklarację w formie papierowej zapominają najczęściej o wpisaniu daty wypełnienia deklaracji i o złożeniu czytelnego podpisu w odpowiednim podpolu.
Aby zgłoszenie pisemne INTRASTAT było formalnie poprawne, należy wypełnić wszystkie podpola w polu nr 21.

3. Brak danych w polu nr 18 "Ilość w uzupełniającej jednostce miary" w przypadku, gdy do określonego kodu CN przypisana jest uzupełniająca jednostka miary:

Należy podać ilość towaru w liczbach całkowitych, wyrażoną w jednostce miary wskazanej dla danej pozycji towarowej w obowiązującej wersji Nomenklatury Scalonej (CN), jeżeli dla danego kodu towarowego przewiduje ona dodatkową jednostkę miary (w przeciwnym razie pola tego nie należy wypełniać).

4. Błędny kod CN w polu nr 14 "Kod towaru":

W polu nr 14 powinien być wpisywany 8-znakowy kod Nomenklatury Scalonej CN zgodnie z rozporządzeniem Komisji (WE) Nr 1031/2008 z dnia 19 września 2008 r., zmieniające załącznik I do rozporządzenia Rady (EWG) nr 2658/87 w sprawie nomenklatury taryfowej i statystycznej oraz w sprawie Wspólnej Taryfy Celnej. Istnieje także możliwość wpisywania w określonych przypadkach kodów uproszczonych zawartych w dodatkowym, utworzonym dla potrzeb krajowych, Dziale 99 Nomenklatury Scalonej CN. Możliwość stosowania Działu 99 określona jest w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 29 grudnia 2008 r. w sprawie Nomenklatury Scalonej (CN) (Dz.U. Nr 230, poz. 1541).

Często w polu 14 wpisywany jest błędnie kod powstały z kombinacji kodu CN lub kod nieistniejący w Nomenklaturze Scalonej.

5. W polu nr 10 opis towaru niezgodny z kodem CN:

Opis towaru w tym polu powinien zawierać zwyczajową nazwę towaru, którego kod CN wpisany jest w polu nr 14. Jeżeli zwyczajowa nazwa nie pozwala na jednoznaczną identyfikację ośmiocyfrowego kodu wg Nomenklatury Scalonej CN należy opis towaru uzupełnić o informacje (np. rodzaj materiału, zastosowanie, sposób obróbki), które taką identyfikację umożliwią.

6. Warunki dostawy niezgodne z rodzajem transportu (pola nr 12 i nr 15):

Przy wypełnianiu tego pola należy zwrócić uwagę na to, czy warunki dostawy nie wykluczają rodzaju transportu. Na przykład: w danej pozycji wpisany jest kod warunków dostaw FOB (franco statek) odnoszący się wyłącznie do transportu morskiego, ta sama pozycja nie może zawierać w polu rodzaju transportu kodu 2 (transport kolejowy).