WYKORZYSTANIE REJESTRÓW URZĘDOWYCH I SYSTEMÓW INFORMACYJNYCH ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ W STATYSTYCE PUBLICZNEJ

Główny Urząd Statystyczny dąży do podniesienia jakości statystyki publicznej. Stale pracujemy nad tym, aby zwiększyć efektywność statystyki, a jednocześnie zmniejszać obciążenie respondentów wynikające z obowiązku dostarczania danych do urzędu. Staramy się też o lepsze zaspokajanie potrzeb użytkowników danych wynikowych, co osiągamy poprzez rozszerzenie wykorzystania danych z rejestrów urzędowych i systemów informacyjnych administracji publicznej. Wybierając źródła danych na potrzeby statystyki publicznej, GUS w pierwszej kolejności uwzględnia dane z rejestrów urzędowych i systemów informacyjnych administracji publicznej. Priorytetowe jest dla nas dążenie do ograniczania zbierania danych bezpośrednio od respondentów, w tym szczególnie od przedsiębiorców. Jest to możliwe dzięki jak najszerszemu wykorzystywaniu dostępnych danych administracyjnych.

1. PODSTAWA PRAWNA

Wykorzystanie rejestrów urzędowych i systemów informacyjnych administracji publicznej w statystyce publicznej zostało uregulowane w ustawie z 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej.

Za rejestry urzędowe uważa się rejestry publiczne oraz inne rejestry i ewidencje prowadzone na podstawie ustaw lub wydanych na ich podstawie aktów wykonawczych, zawierające informacje o podmiotach gospodarki narodowej i ich działalności, informacje o osobach fizycznych, ich życiu i sytuacji oraz dotyczące zjawisk, zdarzeń i obiektów. Rejestry publiczne definiowane są tu w rozumieniu ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Poprzez systemy informacyjne administracji publicznej rozumie się systemy zbierania, gromadzenia i przetwarzania informacji przez organy administracji publicznej, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Narodowy Fundusz Zdrowia, Komisję Nadzoru Finansowego, organy rejestrowe, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne oraz inne podmioty prowadzące rejestry urzędowe.

Zgromadzone dane administracyjne przekazują lub udostępniają nieodpłatnie służbom statystyki publicznej następujące podmioty:

• organy administracji publicznej,
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
• Narodowy Fundusz Zdrowia,
• Komisja Nadzoru Finansowego,
• państwowe lub samorządowe osoby prawne, organy rejestrowe oraz inne podmioty prowadzące rejestry urzędowe.

Dane te są przekazywane w szczegółowym zakresie, postaci i terminach, które są określone w programie badań statystycznych statystyki publicznej. W szczególności trafiają do służb statystyki publicznej:

• w postaci zbiorów danych z systemów teleinformatycznych (w tym wyników pomiarów i danych monitoringu środowiska),
• w przypadku braku systemu teleinformatycznego – w innej utrwalonej postaci.

Wspomniane powyżej podmioty przekazują dane administracyjne wraz z informacjami, które wyjaśniają zawartość tych danych. Ponadto są obowiązane:

• stosować standardy klasyfikacyjne, numery identyfikacyjne i oznaczenia kodowe przyjęte w rejestrze urzędowym podziału terytorialnego kraju (TERYT),
• na wniosek Prezesa GUS zawiadamiać o zawartości informacyjnej eksploatowanych systemów informacyjnych administracji publicznej oraz rejestrów urzędowych,
• informować Prezesa GUS o projektowanym zakresie informacyjnym systemów informacyjnych administracji publicznej oraz rejestrów urzędowych na etapie ich tworzenia lub modernizacji.

Prezes Głównego Urzędu Statystycznego jest uprawniony do zgłaszania powyższym organom i podmiotom wniosków dotyczących zawartości informacyjnej i wymogów jakości danych administracyjnych. Takie działania umożliwia wykorzystanie danych na potrzeby statystyki publicznej.

2. SPOSÓB WYKORZYSTANIA

Dane pozyskane przez statystykę publiczną z rejestrów urzędowych i systemów informacyjnych administracji publicznej są wykorzystywane w różnych formach, w szczególności:

• jako źródło danych dla badań,
• do tworzenia i aktualizacji wykazów, operatów do badań,
• do imputacji i szacowania danych,
• do kontroli jakości danych z badań.

3. KORZYŚCI Z WYKORZYSTANIA DANYCH Z REJESTRÓW URZĘDOWYCH I SYSTEMÓW INFORMACYJNYCH ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ W STATYSTYCE PUBLICZNEJ

Wykorzystanie danych z rejestrów urzędowych i systemów informacyjnych administracji publicznej ma duże znaczenie dla statystyki publicznej, a to ze względu na pozytywny wpływ tych danych na jej jakość. Korzyści polegają na:

• redukcji obciążeń administracyjnych, w tym: zmniejszeniu obciążenia respondentów obowiązkami związanymi z dostarczaniem informacji dla statystyki oraz ograniczeniem zakresu i częstotliwości zbieranych danych bezpośrednio od respondentów,
• większej elastyczności i szybszej reakcji na nowe potrzeby informacyjne użytkowników oraz dostarczaniu informacji adekwatnych do ich potrzeb (zakresu informacyjnego, dezagregacji przestrzennej i dziedzinowej),
• poprawie efektywności (obniżeniu kosztów) tworzenia statystyk,
• zwiększeniu dokładności danych wynikowych i oszacowań,
• zwiększeniu aktualności danych wynikowych oraz skróceniu czasu przetwarzania danych,
• możliwości odejścia od tradycyjnych spisów powszechnych ludności i mieszkań na rzecz spisów opartych na rejestrach i spisów łączonych (rezygnacja z badań masowych na rzecz corocznych aktualizacji danych spisowych),
• możliwości rezygnacji z tradycyjnego zbierania danych na formularzach statystycznych w całości lub części.

Wykorzystanie systemów w statystyce publicznej wpływa korzystnie także na:

• zwiększenie integracji systemu statystyki publicznej z systemami administracyjnymi,
• uzyskanie możliwości łączenia zbiorów danych administracyjnych i statystycznych,
• możliwość udostępnienia nowych danych wynikowych i usług.

Wykorzystanie przez statystykę publiczną danych z rejestrów urzędowych i systemów informacyjnych administracji publicznej jest także korzystne dla gestorów (dysponentów) tych źródeł, co znajduje odzwierciedlenie w:

• podnoszeniu jakości systemów informacyjnych administracji publicznej, tj.:

• uzyskiwaniu zgodności metodologicznej systemów administracyjnych między sobą oraz z systemem statystyki publicznej,
• zwiększaniu integralności systemów administracyjnych między sobą oraz z systemem statystyki publicznej,
• zwiększaniu użyteczności systemów administracyjnych;
• uzyskiwaniu szerszego zakresu oficjalnych informacji statystycznych stanowiących podstawę do podejmowania decyzji.

4. WSPÓŁPRACA GUS Z GESTORAMI REJESTRÓW URZĘDOWYCH I SYSTEMÓW INFORMACYJNYCH ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

Współpraca GUS z gestorami rejestrów urzędowych i systemów informacyjnych administracji publicznej jest ważna i niezbędna do osiągnięcia większego wykorzystania danych administracyjnych. Przyczynia się do rozwiązania występujących wciąż problemów w przypadku niektórych rejestrów i systemów, w szczególności dotyczących:

• niewystarczającego, z punktu widzenia potrzeb statystyki publicznej, zakresu informacji gromadzonych w rejestrach urzędowych i systemów informacyjnych administracji publicznej (zakres badań jest zwykle szerszy niż zakres danych w systemach),
• różnic metodologicznych wynikających z przyjętych w statystyce publicznej i rejestrach urzędowych i systemach informacyjnych administracji publicznej odmiennych: terminologii, definicji pojęć, klasyfikacji, grupowań danych,
• nieodpowiedniej dla statystyki aktualności danych administracyjnych (częstotliwości aktualizacji i czasu udostępnienia danych jednostkom statystyki),
• niejednolitych dat odniesienia w różnych źródłach danych,
• nieodpowiedniej z punktu widzenia statystyki jakości zbiorów danych z rejestrów urzędowych i systemów informacyjnych administracji publicznej przekazywanych do GUS.

5. WYKORZYSTANIE

Dane z rejestrów urzędowych i systemów informacyjnych administracji publicznej są wykorzystywane w coraz większym stopniu w badaniach statystycznych. Przyczyniają się do tego:

• ekonomiczna presja, aby obniżać koszty tworzenia statystyk oficjalnych,
• rosnąca liczba rejestrów urzędowych i systemów informacyjnych administracji publicznej,
• wzrastająca dostępność tych danych związana z postępem technologicznym.

Pozyskane dane wykorzystuje się w następujący sposób:

• jako bezpośrednie źródła danych dla badań,
• do tworzenia i aktualizacji wykazów, operatów do badań,
• do imputacji, szacowania danych,
• do kontroli jakości danych z badań.

Na etapie projektowania nowego lub modernizacji prowadzonego badania Jednostki statystyki w pierwszej kolejności wykorzystują dane z rejestrów urzędowych i systemów informacyjnych administracji publicznej. Oznacza to, że uwzględniają źródła danych:

• minimalizujące obciążenie respondentów,
• zwiększające efektywność procesów statystycznych.

Istotną rolę w tym zakresie odgrywa Repozytorium Standardów Informacyjnych. Ta baza wiedzy obejmuje metadane o systemach informacyjnych administracji publicznej.